Departamento pessoal: 7 rotinas para entender essa área e sua importância

Por Redação Onze

Departamento-pessoal

O departamento pessoal (DP) funciona como a base legal e administrativa que mantém os colaboradores atuando na empresa. Sua função é cuidar dos trâmites burocráticos e operacionais da forma mais ágil e eficiente possível para que o RH possa gerenciar os talentos sobre uma estrutura confiável.

O departamento pessoal nasceu a partir da combinação entre recursos humanos e contabilidade e vem acompanhando a transformação digital para otimizar seus processos. Neste guia, você vai entender a diferença entre departamento pessoal e RH, a importância do setor e suas principais rotinas — assim como suas perspectivas para o futuro.

Ao final do artigo, o papel do DP na sua empresa ficará mais claro.

O que é departamento pessoal

O departamento pessoal é o setor da empresa responsável por toda a movimentação econômico-financeira e administrativa dos funcionários. Ou seja: é a área operacional que cuida dos trâmites burocráticos relacionados aos colaboradores, com base na legislação trabalhista, previdenciária e fiscal.

Logo, podemos dizer que o departamento pessoal é uma unidade de execução do RH, que cuida principalmente das admissões, folha de pagamento e desligamentos. Sua missão é garantir que a empresa cumpra as normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e que a situação dos colaboradores esteja sempre regular, além de buscar a máxima eficiência na gestão dos colaboradores do ponto de vista operacional.

Origem do departamento pessoal

De acordo com o livro “Departamento Pessoal: da rotina à gestão estratégica” (Viseu, 2019), o DP surgiu bem antes da área de recursos humanos nas empresas. Os primeiros analistas desse setor foram os chamados “chefes de pessoal”, que eram encarregados de controlar horários e pagamentos de funcionários.

Conforme foram surgindo as leis trabalhistas, esses profissionais se especializaram na documentação e exigências legais para a admissão, remuneração e gestão dos trabalhadores assalariados. Após a Revolução Industrial, os sindicatos e associações trabalhistas ganharam força e tornaram a regulamentação do trabalho ainda mais complexa, dando origem ao chamado “departamento de relações industriais” (o antecessor do DP moderno).

No Brasil, o departamento pessoal despontou na década de 1930, durante o governo de Getúlio Vargas, que criou a  CLT e estabeleceu as férias remuneradas, jornada de trabalho, registro formal em carteira, negociações coletivas, segurança do trabalho, entre outros direitos fundamentais. Com uma legislação muito mais robusta e a presença forte do Estado, as empresas tiveram que se estruturar internamente para atender às novas exigências, concretizando oficialmente a “seção de pessoal”.

Já o conceito de RH só começou a ser implementado nas empresas brasileiras na década de 1970, como uma teoria originada da psicologia industrial norte-americana que buscava maximizar a produtividade humana.

Por que o departamento pessoal é essencial

O departamento pessoal é um dos pilares que sustenta o negócio, pois administra todos os aspectos legais dos recursos humanos e permite que a empresa mantenha seus ativos mais valiosos – os colaboradores. Mais do que cuidar da papelada e dos números, os profissionais de DP trabalham para otimizar os processos de contratação, admissão e pagamento, além de evitar custos com indenizações e irregularidades trabalhistas.

Um dos maiores desafios do departamento pessoal é se manter sempre atualizado em relação à lei trabalhista brasileira, que é uma das mais complexas do mundo: são mais de 1.700 regras, entre leis, portarias, normas e súmulas, segundo levantamento do Jusbrasil. Com a Reforma Trabalhista de 2017, por exemplo, os profissionais da área tiveram que mudar vários processos e se adaptar à reformulação da CLT, incluindo novas formas de contratação e uma série de medidas de flexibilização.

A cada mudança na lei, o DP precisa se manter informado em primeira mão e adequar a empresa o mais rápido possível. Embora seu trabalho ocorra “nos bastidores”, é uma das bases fundamentais para a aquisição de talentos e crescimento da empresa, funcionando como um núcleo de compliance em recursos humanos.

Diferenças entre RH e departamento pessoal

Hoje o departamento pessoal é visto como uma subárea dos recursos humanos. Na verdade, ambos são interdependentes, pois enquanto o DP cuida da parte administrativa e burocrática, o RH se dedica à gestão de pessoas.

Cabe ao RH mediar a relação entre profissionais e empresa por meio do recrutamento e seleção, desenvolvimento de talentos (treinamentos), manutenção do clima organizacional, promoção da inclusão, avaliação de desempenho, atração e retenção de talentos, etc. Do outro lado, o DP supre as necessidades básicas dos colaboradores e garante os direitos de funcionários e empresa, buscando simplificar processos e agilizar pagamentos, registros e cálculos.

Logo, os recursos humanos têm uma visão mais ligada à psicologia e comportamento organizacional, ao passo que o departamento pessoal está mais próximo da contabilidade.

7 rotinas do departamento pessoal

Para entender como funciona o departamento pessoal e sua importância, basta acompanhar a rotina dos profissionais dessa área. Conheça sua principais responsabilidades:

1. Admissões e desligamentos

As admissões e desligamentos estão entre as principais atividades de rotina do departamento pessoal, que marcam a entrada e saída dos colaboradores na empresa. Em empresas maiores, o DP possui uma área ou profissional dedicada a cada uma das funções, que envolvem as seguintes tarefas:

Tarefas da admissão

  • Agendar exames médicos admissionais
  • Coletar a documentação para registro em carteira
  • Elaborar diferentes contratos de trabalho (por prazo indeterminado, por prazo determinado, temporário, intermitente, de prestação de serviços, de estágio, etc)
  • Verificar cadastro no PIS/PASEP pelo eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas)
  • Adicionar o colaborador ao sistema de controle de ponto
  • Enviar o CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Empregados) do novo funcionário ao Ministério do Trabalho e Emprego (via eSocial).

Tarefas do desligamento

  • Comunicar aviso prévio (trabalhado, indenizado ou misto) pelo eSocial
  • Providenciar a rescisão do contrato de trabalho (por término de contrato, justa causa, iniciativa do empregado ou empregador, etc)
  • Conduzir homologação para colaboradores com mais de 12 meses de empresa
  • Agendar exame médico demissional
  • Preparar documentação (extrato do FGTS para fins rescisórios, termo de rescisão de contrato, livro de registro, notificação de demissão, etc).

2. Atendimento aos colaboradores

Os clientes do departamento pessoal são os próprios colaboradores, que buscam o setor para solucionar questões sobre salário, controle de ponto, férias, licenças, benefícios, entre outros. Logo, os profissionais do DP precisam estar prontos para atender aos funcionários, orientá-los sobre seus direitos e deveres e resolver seus problemas da forma mais ágil e competente possível — e, nesse ponto, eles têm uma grande responsabilidade sobre a qualidade do relacionamento com os colaboradores e seus níveis de satisfação.

3. Representação da empresa

O departamento pessoal também é o representante oficial da empresa junto a órgãos como o Ministério do Trabalho, sindicatos e Justiça do Trabalho. Seu papel é defender os interesses da organização e garantir a conformidade com a lei, prevenindo as temidas multas e processos trabalhistas.

4. Controle de jornada de trabalho

Outra responsabilidade do departamento pessoal é manter o controle sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, acompanhando os registros de ponto e gerenciando o banco de horas. Dessa forma, o DP pode garantir o cumprimento da jornada prevista em contrato, pagar horas extras, calcular adicional noturno e controlar o absenteísmo (ausência por faltas e atrasos), por exemplo.

5. Folha de pagamento

A gestão da folha de pagamento é uma das principais responsabilidades do departamento pessoal, que deve contabilizar todas as remunerações e descontos dos colaboradores. Entre as tarefas dessa área, estão:

  • Realizar os cálculos da folha (salário horas extras, salário-maternidade, encargos, obrigações acessórias, adicionais de insalubridade e periculosidade, adiantamentos, contribuição sindical, seguros, faltas e atrasos, prêmios, recolhimento do INSS, etc)
  • Enviar os holerites aos funcionários
  • Informar os dados fiscais, previdenciários e trabalhistas pelo eSocial dentro dos prazos.

6. Gestão de benefícios e férias

O departamento pessoal ainda cuida da gestão de benefícios e férias dos colaboradores, desde o pagamento do vale-transporte até a concessão de licenças. Estas são algumas responsabilidades dessa categoria:

  • Pagamento e controle de vale-transporte, vale-alimentação e vale-refeição
  • Pagamento de 13º salário, salário-maternidade e auxílio-doença
  • Concessão de férias remuneradas dentro dos processos legais
  • Pagamento de taxas, impostos e contribuições
  • Manutenção de benefícios como plano de saúde, plano odontológico, auxílio-creche, participação nos lucros, previdência privada e seguro de vida
  • Controle e concessão de bônus e prêmios
  • Gestão de convênios com estabelecimentos.

7. Atualização cadastral

Por fim, o DP é responsável por todas as alterações e movimentações no cadastro dos colaboradores junto aos órgãos de fiscalização. Dessa forma, faz parte de suas rotinas a comunicação de mudanças em salários, cargos, benefícios e dados pessoais, assim como o lançamento de atestados e comprovantes.

O futuro do departamento pessoal

Conforme os mais recentes relatórios de tendências da Deloitte e da KPMG, ambos publicados em 2019, as principais transformações da gestão de pessoas estão relacionadas a um foco maior nos colaboradores em detrimento dos processos, a um aproveitamento maior dos dados digitais e a uma ampliação das teias de cooperação em esforços online e offline. É nesse cenário que o departamento pessoal se encaixa, como uma peça fundamental para balizar os avanços do RH.

 

Confira algumas das principais tendências para o departamento pessoal dos próximos anos:

Transformação digital

No Brasil, desde a implementação do eSocial, em 2014, o departamento pessoal vem passando por uma transformação digital e automatizando uma série de tarefas. Hoje, a maioria das informações sobre vínculos trabalhistas são enviadas ao governo em poucos cliques, concentrando todas as obrigações no mesmo sistema. Cada vez mais, o papel e os carimbos ficam para trás.

Integração com softwares de gestão

As empresas adotam softwares de gestão no departamento pessoal para agilizar suas rotinas e aumentar ainda mais a eficiência do setor. Assim, os arquivos físicos e papelada são deixados de lado e substituídos por registros digitais, facilitando a interpretação dos dados, a apuração das informações e evitando a perda de documentos de colaboradores.

Conexão direta com o RH

Quando integrados ao RH, esses sistemas facilitam o acesso aos dados dos funcionários e permitem a gestão inteligente dos recursos humanos, transformando o departamento pessoal em um núcleo de informações estratégicas. Com os dados sempre atualizados, os profissionais de RH podem planejar melhor suas ações para melhorar a retenção de talentos e reduzir o turnover, por exemplo.

Tecnologias self-service

Há ainda tecnologias do tipo “self-service” para o departamento pessoal, que possibilitam que cada colaborador faça suas próprias solicitações e acesse os documentos diretamente no sistema — sem precisar de atendimento humano. Na área de gestão de benefícios, por exemplo, as plataformas digitais poupam muito trabalho do DP.

Presença online

O futuro do departamento pessoal é online, com a redução significativa do trabalho manual e uma gestão focada em resultados. Cada vez mais, a área deixará sua imagem burocrática para ocupar uma posição estratégica na empresa: a de fornecedor de insights aos recursos humanos.