Comunicação empresarial: o que é e 5 dicas para fazer no seu negócio

Por Redação Onze

É fácil supor que toda empresa reconhece a importância de se comunicar bem com o público externo. No entanto, muitas ainda negligenciam a comunicação empresarial, ou seja, os processos através dos quais a informação flui internamente.

Você pode até pensar que a comunicação é um processo que, quanto mais orgânico transcorrer, melhor. A nível pessoal essa ideia não está errada. Só que estamos falando de organizações, um ambiente em que é preciso ordenar melhor as coisas para diminuir o atrito e aumentar a eficiência.

Afinal, comunicação não é apenas o que é dito ou escrito com palavras, transmitidas de uma pessoa para a outra, mas também as informações que flutuam entre os processos.

Comunicação empresarial: o que é?

Comunicação empresarial é um conjunto de práticas e processos utilizados em uma organização com o objetivo de fazer fluírem as informações entre as pessoas.

Há quem use o termo em uma concepção mais ampla, considerando a comunicação com o público externo como parte integrante da comunicação empresarial. Neste artigo, no entanto, vamos focar nas maneiras de se comunicar internamente, ou seja, a transmissão de informação entre administradores, gestores e funcionários em geral.

Essa é uma preocupação que sempre existiu, pois a boa comunicação interna tem uma relação próxima com a eficiência e qualidade do serviço prestado.

Nos tempos atuais, de uma economia pós-industrial, o tema vem ganhando ainda maior relevância, principalmente em empresas que têm a necessidade de criar e inovar para se destacarem da concorrência.

Para começar, é preciso dissolver as ideias equivocadas sobre a comunicação empresarial. Para o coach, consultor e mentor Tiago Galindo, especialista em Gestão de Pessoas, uma delas é a de que comunicação se restringe a ações como a divulgação, entre os colaboradores, de oportunidades internas, seus balanços e outras informações institucionais.

“Não é isso. Comunicação efetiva é quando o funcionário pode falar ‘eu sei o que está acontecendo, como funciona o dia a dia, o que a empresa espera de mim e o que eu espero da empresa'”, explica.

Por isso, a comunicação, segundo ele, começa no momento da contratação do trabalhador, em que são alinhadas as expectativas. “Depois disso, é preciso ter processos bem definidos. O que vai garantir que cada pessoa na organização saiba qual seu papel e o que precisa fazer”, complementa.

Para que serve a comunicação empresarial

Uma empresa é um conjunto de recursos, entre os quais os principais são os recursos humanos, organizados em processos com o objetivo de produzir algo (produto ou serviço) de valor para seus clientes.

Dentro dessa concepção, a comunicação empresarial tem o papel fundamental de alinhar a atuação das pessoas que integram a organização.

Como um trabalhador sabe o que ele precisa fazer, como fazer e qual sua meta do dia, semana ou mês? E caso isso tudo mude, como ele fica sabendo? Tudo isso depende da comunicação. Ela é um instrumento para que as coisas sejam feitas de acordo com os objetivos estratégicos da companhia.

A comunicação empresarial também é uma importante ferramenta de gestão de pessoas, pois, quando bem conduzida, é um dos fatores que elevam a satisfação e motivação dos colaboradores. Sobre isso, falaremos em mais detalhes ao fim do artigo.

Benefícios da comunicação empresarial

Quando a comunicação empresarial é bem conduzida, ela traz consigo uma série de benefícios para a organização. Alguns dos principais são:

  • Impacta positivamente no clima organizacional: isoladamente, a boa comunicação não melhora o clima, mas pode colaborar bastante para a satisfação dos funcionários
  • Aumenta a produtividade: sem ruídos de comunicação, há menos desperdício de habilidades e horas trabalhadas, porque os colaboradores focam nas atividades mais importantes segundo os objetivos estratégicos da empresa
  • Melhora a motivação: quando não há confusão sobre regras, expectativas, metas e processos, o colaborador se sente mais integrado, leve e motivado para produzir
  • Menos rotatividade: por todos os motivos apresentados acima, o turnover da organização diminui e ela consegue reter seus talentos por mais tempo.

5 dicas para usar a comunicação empresarial a seu favor

A seguir, detalhamos essas e outras dicas para que você entenda como pode melhorar a comunicação empresarial no seu negócio.

1. Alinhe as expectativas na contratação

O momento da contratação marca o início do relacionamento entre a pessoa e a empresa, empregado e empregador. É importante que desde o primeiro dia, ou melhor, que antes mesmo do contrato ser assinado, o trabalhador tenha um panorama detalhado sobre o que ele vai fazer e o que se espera dele.

Como será a rotina de trabalho? Quais os processos com os quais ele vai se envolver? Há metas relacionadas ao seu serviço?

É claro que muita coisa ele só vai compreender de fato quando já estiver inserido na rotina do trabalho, mas, dentro do possível, os principais pontos de atenção precisam ser esclarecidos antes disso, com muita transparência.

2. Defina os processos

Para Tiago Galindo, o cenário atual, com o home office cada vez mais incorporado às empresas, tem tornado evidente que os processos são o ponto central na comunicação.

“O trabalhador precisa de um plano de ação, saber qual a sua meta e a data em que precisa entregar o trabalho. A partir daí, há os rituais de gestão, como as reuniões de planejamento e acompanhamento e feedbacks periódicos. É isso que importa”, esclarece.

Galindo acrescenta que, ao contrário do que alguns pensam, ter processos não é aumentar a burocracia da rotina de trabalho. “Quando tem um processo bem definido, abre-se espaço a excepcionalidades. Quando não se tem processo, cada um faz do seu jeito, o que é sinal de péssima comunicação”, pontua.

3. Entenda as particularidades da empresa

Modelos de gestão colaborativa e horizontal, com equipes multidisciplinares e metodologias ágeis, estão na moda. Só que essa horizontalidade não garante uma melhor comunicação.

É um sistema que pode funcionar bem para algumas companhias, como startups e empresas de tecnologia, mas não para outras.

Pode ser um modelo útil para quem depende de ações e projetos criativos para se diferenciar da concorrência, mas gerar problemas para indústrias ou construtoras, por exemplo, em que a hierarquia e repetição têm um papel fundamental.

4. Dê feedbacks 360 graus

Lembra que falamos que, no momento da contratação do funcionário, são alinhadas as expectativas entre empregador e empregado? Pois o feedback dá continuidade a esse processo. Seu objetivo é a manutenção da sintonia entre o que a empresa espera e o que o trabalhador entrega.

Mas é importante que ele seja uma via de mão dupla, ou seja, que o colaborador também possa expressar seus desejos e expectativas. E que ele possa solicitar feedbacks, não apenas ser convocado para ouvi-los.

5. Use as ferramentas adequadas

Reduzir as boas práticas de comunicação empresarial à utilização de ferramentas tecnológicas que facilitam conversas e trocas de informações entre os profissionais é um equívoco comum. Por isso, deixamos este tópico para o fim.

Essas ferramentas são um complemento, e não a política de comunicação interna em si. A seguir, apresentamos alguns exemplos.

  • Programas para videoconferência: Skype, Google Meet e Zoom são alguns exemplos. Esses programas permitem realizar reuniões a distância
  • Chat: permite a comunicação por mensagens para esclarecer dúvidas rápidas. Google Chat é um exemplo
  • E-mail: é um canal para comunicações mais importantes, que devem ficar registradas, e muitas vezes demandam um tempo maior para a resposta
  • Slack: é um sistema que agrega funcionalidades de chat e videochamada, ajudando muito na organização das equipes e troca ágil de informações
  • Wiki: um tipo de solução muito útil para documentação de processos. O ambiente deve ser aberto e colaborativo
  • WhatsApp: não é a melhor ferramenta para questões de trabalho, mas pode ser usada em alguns casos para facilitar a comunicação entre os profissionais em momentos de exceção, fora do horário de trabalho.

A comunicação empresarial na gestão de pessoas

Hoje, é bem aceita a ideia de que a gestão de pessoas não é função exclusiva do setor de recursos humanos. Todos os gestores precisam se preocupar com o bem-estar e o desenvolvimento pessoal de seus liderados.

As boas práticas de comunicação têm papel central nesse objetivo, pois melhoram a motivação, a produtividade e a satisfação dos funcionários, o que resulta em maior retenção e atração de talentos.

Acesse o site da Onze para conferir outros artigos sobre o assunto.