Workflow: como ele pode descomplicar a rotina da sua empresa?

Por Redação Onze

workflow

O que é workflow?

Mais conhecido como fluxo de trabalho, workflow é um sistema de comunicação muito usado na gestão de pessoas, no qual uma atividade é detalhada em sequência lógica, determinando quem são os responsáveis, quais são as etapas, entre outras informações básicas que funcionam como um passo a passo que deve ser cumprido à risca pela equipe.

Na prática, é usado para coordenar tarefas entre os colaboradores e sincronizar os dados entre os sistemas. O que garante maior fluidez nas informações, além de trazer benefícios para a empresa como redução de custos e aumento da produtividade.

O workflow é um método desenvolvido para simplificar a gestão de negócios, e minimizar problemas, podendo ser aplicado em todos os setores de uma empresa, especialmente em recursos humanos.

Embora possa ser feito manualmente, hoje é muito comum vermos empresas adotando o workflow online ou usando softwares para seu gerenciamento, que proporcionam resultados ainda maiores. Além de documentar informações com mais agilidade e melhorar o fluxo de dados entre os setores, essas tecnologias permitem maior monitoramento dos processos.

Worfklow e processo: qual a diferença?

Para quem ainda não está habituado com o termo, o workflow pode ser confundido com processo, mas ele é muito mais abrangente e estratégico do que isso. Enquanto processo é uma sequência de tarefas, workflow é um método de tornar essas tarefas mais produtivas e eficientes.

Veja outros pontos que ajudam a entender a diferença entre ambos:

  • Processo pode surgir naturalmente e ser conduzido pela equipe de maneira intuitiva, mas workflow deve ser planejado, analisado e automatizado com objetivos definidos;
  • Processo nem sempre é automatizado, e uma das finalidades do workflow é justamente a automatização dos processos;
  • Processo é como a equipe se relaciona para entregar um resultado, e workflow é a ferramenta ou tecnologia que pode ajudar nesta demanda;
  • Processo existe sem workflow, mas workflow não existe sem processo pois ele foi criado justamente em função deles.

Quais as vantagens de aplicá-lo na sua empresa?

Quando todas as atividades são controladas e planejadas de uma forma sistemática – como é feito com o uso de workflow – a empresa consegue eliminar gargalos nos seus processos, otimizando assim o fluxo do trabalho e garantindo vários benefícios. Confira quais são:

Agilidade nas tarefas
Fluidez na comunicação
Otimização da produção
Prevenção de falhas
Redução de custos

No caso do RH, essas vantagens se refletem em todas as estratégias e ações: desde o recrutamento e seleção de talentos, passando pela gestão de pessoas, oferta de treinamentos e avaliação de desempenho dos colaboradores.

Tipos de workflow

O sistema de workflow pode ser dividido em cinco tipos diferentes de fluxo:

  • AD HOC: Indicado para tarefas que sofrem muitas adaptações, ele é um dos mais simples e flexíveis, pois pode ser modificado de acordo com as necessidades.
  • Administrativo: Workflow recomendado para processos administrativos, burocráticos e de baixa complexidade, que possam ser automatizados com ferramentas de gestão.
  • Produtivo: Indicado para processos com maior complexidade, que necessitam de uma certa intervenção ou supervisão durante a sua execução.
  • Colaborativo: Focado em projetos coletivos que dependem da participação de vários membros, e muitas vezes envolvem mais de uma área.
  • Transacional: Também é um workflow colaborativo, mas com a diferença de reunir num único lugar várias atividades que estão sendo executadas ao mesmo tempo.



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